Jakie wymagania powinna spełniać szafa na akta osobowe? Wbrew często powtarzanym opiniom przepisy nie nakazują przechowywania dokumentacji pracowniczej w metalowej, pancernej ani ognioodpornej szafie określonej klasy. Wymagania prawne odnoszą się przede wszystkim do sposobu zabezpieczenia samych dokumentów. Trzeba chronić je między innymi przed zniszczeniem, utratą oraz dostępem osób nieupoważnionych. W praktyce odpowiednio dobrana szafa może być ważnym elementem takiego zabezpieczenia.

Szafa na akta osobowe – jakie wymagania wynikają z przepisów?

Podstawowych zasad należy szukać przede wszystkim w Kodeksie pracy oraz w rozporządzeniu w sprawie dokumentacji pracowniczej.

• Art. 94 pkt 9b Kodeksu pracy zobowiązuje pracodawcę do przechowywania dokumentacji pracowniczej w sposób gwarantujący zachowanie jej poufności, integralności, kompletności oraz dostępności, a jednocześnie w warunkach, które nie grożą jej uszkodzeniem lub zniszczeniem.

• Jeszcze dokładniej kwestię papierowych dokumentów reguluje § 8 rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w sprawie dokumentacji pracowniczej. Zgodnie z nim należy zapewnić warunki zabezpieczające dokumentację przed zniszczeniem, uszkodzeniem lub utratą oraz dostępem osób nieupoważnionych. Przepis wskazuje w szczególności na odpowiednią temperaturę i wilgotność w pomieszczeniu oraz zabezpieczenie samego pomieszczenia przed dostępem osób nieupoważnionych.

Co istotne, żaden z tych przepisów nie podaje parametrów technicznych szafy.

Czy szafa na akta osobowe musi być metalowa?

Przepisy nie wymagają, aby dokumentacja pracownicza była przechowywana wyłącznie w szafach wykonanych z metalu. Nie określają również grubości blachy, konstrukcji półek czy innych parametrów samego mebla.

Wybór szafy metalowej może mieć natomiast uzasadnienie praktyczne. Stalowa konstrukcja jest trwała, odporna na typowe uszkodzenia eksploatacyjne i pozwala stworzyć uporządkowane miejsce do wieloletniego przechowywania dokumentów. Nie należy jednak przedstawiać materiału wykonania jako wymogu wynikającego z prawa.

Podobnie jest z określeniem „szafa RODO”. RODO nie definiuje takiej kategorii produktu. Art. 32 rozporządzenia zobowiązuje administratora do zastosowania odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych zapewniających poziom bezpieczeństwa odpowiadający ryzyku. Nie wskazuje jednak konkretnego rodzaju mebla, zamka czy materiału, z którego szafa ma zostać wykonana.

Czy szafa na dokumentację pracowniczą musi być zamykana na klucz?

Przepisy nie wskazują wprost, że szafa na akta osobowe musi być zamykana na klucz. Wymagają natomiast zabezpieczenia dokumentów przed dostępem osób nieupoważnionych. Mówi o tym § 8 rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej. Liczy się więc zarówno dostęp do pokoju, jak i do szafy oraz sposób organizacji pracy z danymi.

Sposób osiągnięcia tego celu zależy więc od organizacji konkretnego miejsca.

• Jeżeli dokumenty znajdują się w pomieszczeniu, do którego dostęp mają także osoby nieupoważnione do przeglądania akt pracowników, zamykana szafa jest jednym z praktycznych sposobów dodatkowego ograniczenia dostępu.

• Jeżeli natomiast całe pomieszczenie jest odpowiednio zabezpieczone i dostępne wyłącznie dla osób upoważnionych, ocena potrzebnych środków może wyglądać inaczej.

Szafa pancerna lub ognioodporna – czy jest obowiązkowa?

Ogólne przepisy dotyczące akt osobowych nie nakazują stosowania szaf pancernych ani szaf o określonej klasie odporności ogniowej.

Pracodawca ma zabezpieczyć dokumentację przed uszkodzeniem i zniszczeniem, jednak przepisy dotyczące dokumentacji pracowniczej nie przekładają tego obowiązku na konkretną klasę ognioodporności szafy. Zastosowanie bardziej zaawansowanych zabezpieczeń może wynikać na przykład z przeprowadzonej analizy ryzyka, wewnętrznych procedur organizacji albo warunków występujących w konkretnym obiekcie.

Jak wybrać szafę na akta osobowe?

Skoro przepisy nie tworzą katalogu parametrów technicznych, wymagania prawne dotyczące szafy na akta osobowe trzeba przełożyć na rzeczywisty sposób korzystania z dokumentacji. Warto zwrócić uwagę między innymi na:

• możliwość ograniczenia dostępu,

• pojemność,

• sposób rozmieszczenia dokumentów,

• trwałość konstrukcji,

• dopasowanie mebla do dostępnej przestrzeni.

Jakie szafy Regnar sprawdzą się do przechowywania akt osobowych?

Jesteśmy producentem metalowych szaf biurowych przeznaczonych między innymi do przechowywania dokumentów. Szafy wykonywane są z blachy stalowej o grubości od 0,8 do 1,2 mm, zabezpieczonej powłoką galwaniczną i malowanej proszkowo. Dostępne są warianty z drzwiami uchylnymi, przesuwnymi i chowanymi, a w przypadku potrzeby zwiększenia pojemności można zastosować również nadstawkę.

Oferujemy także metalowe szafki kartotekowe wyposażone w centralny zamek cylindryczny oraz zabezpieczenie uniemożliwiające jednoczesne wysunięcie więcej niż jednej szuflady.

Zapytania o niezobowiązującą wycenę można kierować na adres mailowy: biuro@regnar.pl.

Zapraszamy do zapoznania się z pełną ofertą Regnar oraz pobrania katalogu regałów Regnar.

Szafa na akta osobowe a zgodność z przepisami

Dobór konkretnego rozwiązania powinien wynikać z rodzaju i ilości przechowywanej dokumentacji oraz przyjętego w firmie sposobu zabezpieczenia dostępu. Sama nazwa „szafa na akta osobowe” nie przesądza o zgodności z przepisami. Znaczenie ma to, czy cała organizacja przechowywania dokumentów pozwala zachować ich poufność, kompletność, integralność i dostępność oraz chronić je przed utratą, uszkodzeniem, zniszczeniem i dostępem osób nieupoważnionych.